Ngay từ lúc mới vào công ty, chúng ta thường được HR cung cấp rất nhiều tài liệu chi tiết về cách làm việc, cách vận hành của doanh nghiệp, nhưng lại thường vô tình xem nhẹ hoặc tránh nhắc đến tầm quan trọng của quy trình nghỉ việc. 

Liệu chị em công sở đã hiểu rõ và đúng về toàn bộ thủ tục giấy tờ cũng như các bước hoàn tất công việc để sẵn sàng cho những cơ hội mới? Khi một nhân viên rời khỏi công ty, bất kể trong hoàn cảnh nào, có rất nhiều thứ cần làm chứ không phải chỉ là lời tạm biệt kèm đơn xin nghỉ. 

Trên thực tế, một quy trình xin nghỉ việc bài bản sẽ đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của cả hai bên. Ngoài ra, nó còn giúp luồng công việc không bị gián đoạn quá nhiều khi chuyển giao lại cho người khác. 

Năm bước xây dựng quy trình nghỉ việc văn minh và chuyên nghiệp

Bước 1: Thông báo xin nghỉ việc 

Bên cạnh việc thông báo mình sẽ thôi việc với sếp cũng như phòng nhân sự, chị em còn cần nói cho một số đối tượng khác biết để họ không bị động với công việc. Bao gồm:

- Với đồng nghiệp trong nhóm: Việc chị em nghỉ đôi khi có thể khiến đồng nghiệp hoang mang và tò mò lý do vì sao bạn làm vậy. Chi bằng cứ chủ động nói cho họ biết để họ an tâm rằng công ty vẫn đang hoạt động bình thường và tiếp tục làm việc hiệu quả.

- Với các phòng ban liên quan: Xử lý vấn đề nhân sự (Phòng HR), Xử lý dữ liệu, các tài khoản công ty... (Phòng IT, thiết bị)

- Với khách hàng - đối tác: Chị em hãy thông báo với họ và thiết kế quy trình chuyển giao cho nhân sự mới.

- Cổ đông và công chúng: Nếu bạn là một người giữ chức vụ cao thì đây là một việc làm cần thiết. 

Mặt khác, hãy để ý đến Bộ luật Lao động để bước đầu xin nghỉ đúng chuẩn hơn. 

Tất nhiên trên thực tế sẽ có nhiều công ty làm khá "lỏng" trong khoảng thời gian này, nhưng chúng ta vẫn cứ nên theo quy trình đúng luật Lao động mà làm đúng không nào?

Bước 2: Sắp xếp những tài liệu, giấy tờ liên quan 

Dưới đây sẽ là các tài liệu cần thiết cho việc kết thúc hợp đồng lao động với công ty:

Bước 3: Bàn giao công việc theo kế hoạch 

Khi chị em nghỉ việc, sẽ có người khác đảm nhận nhiệm vụ mà bạn đang làm trước khi công ty tìm được nhân sự mới.

Nếu đó là một thành viên cũ trong cùng đội nhóm, mọi thứ có vẻ dễ dàng hơn vì ít nhiều đã có sự quen thuộc. Còn nếu công ty bạn quyết định tuyển một người mới, kế hoạch và quy trình sẽ cần kỹ lưỡng hơn. Thậm chí, để bảo đảm nhân viên mới quen việc, người cũ đôi khi cũng cần ở lại để hướng dẫn và bàn giao. 

Bước 4: Thôi việc cũng cần một cuộc phỏng vấn

Khi chị em nghỉ việc, nếu không phải vì sự cố/vi phạm thì sếp sẽ tò mò ít nhiều về lý do. Nhiều công ty tổ chức một buổi phỏng vấn nghỉ việc để thăm dò và hỏi luôn về phản hồi của bạn với công ty để họ có cách giải quyết.

Người góp mặt trong buổi phỏng vấn thường là quản lý trực tiếp, cũng là người gắn bó và thấu hiểu công việc của nhân viên đó nhất. Đừng e ngại lảng tránh các lời phê bình, câu hỏi vì đó sẽ là bài học kinh nghiệm cũng như một lần để lại ấn tượng tốt đẹp trong mắt sếp.

Bước 5: Xử lý các công cụ làm việc và kết nối chung 

Sau khi đã hoàn tất các thủ tục cần thiết là lúc xử lý nốt các tài khoản nội bộ của nhân viên xin thôi việc. Đây là một bước cực kỳ quan trọng mà nhiều người thường bỏ qua.

Ví dụ: Thay đổi mật khẩu của các tài khoản dùng chung, thoát khỏi các group nội bộ, đăng xuất khỏi tài khoản chrome...

Nhiều khi vì quên không đăng xuất khỏi tài khoản chrome mà nhiều tài khoản MXH khác, đặc biệt là Facebook của chị em rơi vào tay công ty. Chẳng may nếu nó được xử lý bởi kẻ xấu, họ sẽ đột nhập vào tài khoản của bạn để moi móc thông tin. Điều này dễ gây bất lợi cho chính chúng ta.

Và khi chuẩn bị rời khỏi công ty, chị em hãy nhớ điều này

Đừng ngại giữ liên lạc với sếp và những đồng nghiệp thân thiết. Chính họ sẽ là một quá khứ, một trải nghiệm trong đời khó có thể quên. Dẫu sao thì họ cũng đã dạy cho chúng ta nhiều bài học và giúp đỡ trong công việc. Biết đâu cơ hội nghề nghiệp mới của bạn cũng bắt nguồn từ những người đồng nghiệp cũ đấy!

Hy vọng những thông tin trên đã cung cấp cho chị em dù đang tràn đầy nhiệt huyết tại công ty mới hay chuẩn bị tìm một môi trường khác một cái nhìn toàn cảnh nhất về quy trình xin thôi việc.

Nhiều khi thôi việc mang lại cho chúng ta quá nhiều phiền muộn khi phải đối diện với việc xử lý từ giấy tờ biên bản đến những mối quan hệ đã quen thuộc từ lâu, nhưng hãy luôn là một nhân viên văn minh, trách nhiệm và chuyên nghiệp chị em nhé!