Trong cuộc sống bận rộn này, chẳng ai trong chúng ta muốn làm việc ở một văn phòng gây thụt lùi chất lượng công việc cả. Cho dù là văn phòng cá nhân hay văn phòng làm việc chung, vẫn có những yếu tố ngăn cản việc tập trung. Nhưng điều quan trọng là chúng ta cần tỉnh táo để nhận biết và sửa chữa ngay những vấn đề đó!

Dưới đây là 5 rào cản năng suất điển hình còn tồn tại trong văn phòng và cách để chị em xử lý chúng:

1. Những cuộc điện thoại bất chợt

Môi trường làm việc mở như coworking space hay đơn giản văn phòng làm việc thường xuyên có người đi qua đi lại, tiếng gõ bàn phím lạch cạch... Song nếu cố tập làm quen, bạn có thể thích nghi dần và bỏ mọi thứ ngoài tai, trừ những cuộc điện thoại bất chợt!

Chị em có thể dễ dàng mất tập trung bởi không chỉ tiếng chuông reo mà còn là âm thanh của những người nói chuyện điện thoại. Và theo những nghiên cứu chỉ ra, bộ não bạn sẽ bị cuốn theo ít nhất nửa đầu câu chuyện của những cuộc gọi như vậy mà không thể làm việc khác hiệu quả. Vấn đề là chúng ta phải “sống với lũ” đương đầu với không chỉ một cuộc điện thoại hàng ngày!

Để giải quyết vấn đề này, hãy lấy độc trị độc. Sử dụng tiếng ồn trắng để nhấn chìm các cuộc trò chuyện xung quanh: Tiếng ồn trắng là một dạng tiếng ồn được tạo ra bằng cách kết hợp nhiều loại âm thanh với tần số khác biệt lại với nhau. Bởi vì tiếng ồn trắng chứa tất cả các tần số âm thanh có thể có, nó thường dùng để che đậy các loại âm khác.

Nếu bạn là kiểu người thường bị phân tâm bởi các âm thanh khác nhau, hãy thử đeo tai nghe và bật bài hát yêu thích. Âm nhạc cũng có thể là một cách tuyệt vời để che giấu những âm thanh ngẫu nhiên trong văn phòng.

2. Những ứng dụng ghi nhớ hay nhắc nhở đầu việc

Trong môi trường công sở, bộ não cần có cơ hội hoạt động nhiều hơn, ví dụ như dự đoán những gì bạn phải làm tiếp theo. Vì vậy, nếu bạn sử dụng các ứng dụng và thiết bị nhắc nhở, ghi chú thường xuyên thì bộ não của bạn sẽ bị gián đoạn. Cứ sau vài phút lại có thông báo nhắc nhở phải kiểm tra email, điện thoại.

Do đó, khi làm việc hãy đặt điện thoại di động trong ngăn kéo và tắt trình duyệt email cũng như các ứng dụng khác trong khi bạn đang cần tập trung.

3. Những sự gián đoạn hai phút một

Thông thường, một cuộc trò chuyện trực tiếp có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian so với hàng chuỗi email mất cả ngày để giải quyết một vấn đề. Tuy nhiên, những cuộc trò chuyện đó cần được lên lịch vào thời điểm phù hợp với cả hai bên.

Nếu không, khi bị rơi vào những cuộc nói chuyện ngắn như thế, bạn có thể mất thêm 10 phút để lấy lại tốc độ trong công việc sau khi mất tập trung.

Giải pháp là hãy trò chuyện thẳng thắn với các đồng nghiệp để tìm cách đưa ra tín hiệu cho mọi người biết khi nào bạn có thể trò chuyện và ngược lại, ví dụ để lại dấu hiệu trên cửa văn phòng hay dính một tờ ghi chú.

4. Những cuộc họp dài hàng giờ đồng hồ

Hầu hết các cuộc họp không cần phải mất cả tiếng đồng hồ. Họp càng dài càng khiến người tham gia mệt mỏi và mất sự tập trung, thậm chí đem nội dung cuộc họp đi quá xa chủ đề ban đầu. Tinh thần dễ uể oải, thiếu đóng góp và sáng tạo.

Giải pháp là hãy mặc định những cuộc họp diễn ra trong 30 phút và chỉ kéo dài thêm khi có người yêu cầu cụ thể. Bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy nó hoạt động tốt như thế nào đấy!

5. Bàn làm việc thiếu trật tự, ngăn nắp

Ngày nay, chúng ta làm việc hầu hết bằng dữ liệu thay vì giấy tờ như cũ. Vì vậy bàn làm việc không còn những thứ như giá đựng bút chì, dập ghim, hộp đựng băng và các vật dụng để bàn khác đặt vào những vị trí cố hữu.

Bây giờ, bạn thường không cần ghim kim bấm, hoặc sử dụng kẹp giấy, hoặc đánh dấu thứ gì đó bằng một ghi chú dán. Bạn thậm chí có thể không viết trên giấy thường xuyên. Nhưng, rất có thể bạn đang sử dụng ít nhất một trong những vật dụng để bàn này mỗi ngày. Nếu bàn của bạn được sắp xếp thiếu khoa học thì mỗi khi cần tìm kiếm thứ gì, bạn lại phải tạm dừng công việc để nghĩ và nhớ chúng đang ở đâu! Và sự gián đoạn đó có thể khiến chị em khó tập trung trở lại.

Nếu bàn làm việc của bạn được bố trí một cách nhất quán, bạn có thể tiếp cận vật dụng cần thiết theo thói quen mà không cần tập trung quá nhiều tinh thần. Hãy đứng dậy và dọn dẹp, sắp xếp lại không gian làm việc thôi nào!

Ngay từ hôm nay, hãy loại trừ ngay 5 điều này để năng suất tăng cao, tinh thần sảng khoái nhé chị em công sở ơi!

Theo F.C