Bắt đầu ngày mới từ sớm

Có vẻ vô lý khi dành một giờ (hoặc hai) trong buổi sáng của bạn để làm việc gì đó ngoài công việc, nhưng nhiều nhà sản xuất siêu hạng (như tác giả bán chạy nhất và chuyên gia nổi tiếng thế giới Robin Sharma) đã nhấn mạnh vào điều đó. Họ cho rằng một trợ giúp quan trọng cho năng suất của họ đơn giản là luyện tập dậy sớm, để họ có thể bắt đầu buổi sáng ngay tức khắc.

Các thực hành sáng sớm phổ biến của người có năng suất cao là thiền, tập thể dục, viết nhật ký, đọc và học. Họ cảm thấy thói quen buổi sáng của họ thiết lập một ngày yên bình, năng suất, tập trung.

Vậy nếu bạn không phải là một người yêu thích buổi sáng? Vẫn còn hi vọng đấy! Hal Elrod - người đã khẳng định không yêu thích buổi sáng nhưng lại là tác giả của cuốn sách "Buổi sáng kỳ diệu: Bí mật không rõ ràng được đảm bảo để thay đổi cuộc sống của bạn (Trước 8 giờ sáng)".

Dường như bạn có thể rèn luyện bản thân để yêu buổi sáng, nếu bạn ước ngày làm việc hiệu quả, hãy xây dựng một thói quen mà bạn muốn thức dậy và làm. Điều gì bạn yêu thích nhưng lại quá mệt mỏi vào cuối ngày để làm? Đối với tôi, nó là đọc sách và yoga. Vì vậy, đó là hai yếu tố đầu tiên của thói quen buổi sáng của tôi.

Nếu cảm thấy bận rộn quá, hãy bình tĩnh, sống chậm lại. Nhiều người thấy có ích khi bắt đầu ngày mới chỉ với một thói quen mười phút cung cấp năng lượng cho họ trong ngày.

Kiểm soát thời gian

Những người làm việc năng suất không để thời gian rời xa cuộc sống. Họ không lãng phí hay giết thời gian. Họ chặn các mốc thời gian, xử lý một loạt nhiệm vụ và theo dõi năng suất.

Dưới đây là một công thức đơn giản đáng ngạc nhiên. Trong khi thực hiện đánh giá hàng tháng gần đây, tôi nhận ra rằng một điều chỉnh đơn giản đã thực sự giúp tăng năng suất. Tôi đã bắt đầu thêm khoảng thời gian cần thiết vào danh sách việc cần làm. Tất cả nhiệm vụ được chia ra thành các khoảng "1 giờ" hoặc "2 giờ" hoặc "30 phút". Khi tôi nhìn lại danh sách của mình, nó rất rõ ràng có bao nhiêu giờ làm việc trên đó, và làm thế nào để xử lý từng nhiệm vụ theo các khoảng thời gian.

Nghe có vẻ đơn giản nhưng nó tạo ra sự khác biệt. Danh sách việc cần làm của tôi không còn giống như một danh sách dài không thể kiểm soát. Nó trông giống như nhiều khối thời gian. Thay vì bị choáng ngợp, tôi có thể thấy tôi sử dụng chính xác năm giờ rưỡi để làm việc hôm nay (điều này không có gì nhiều khi có 24 giờ/ngày).

Điều đó tức là nếu chỉ hơn một giờ cho đến khi có cuộc họp/cuộc gọi khách hàng/đón con từ trường về, tôi không căng thẳng về việc tôi có thể làm được bao nhiêu. Tôi chỉ chọn nhiệm vụ phù hợp trong một giờ. Nếu có một nhiệm vụ kéo dài hơn một giờ, tôi chọn ưu tiên về thời gian hơn.

Xây dựng khoảng thời gian dự trù

Người thực sự năng suất mong đợi những điều bất ngờ. Nghe có vẻ mâu thuẫn, nhưng đúng là vậy đấy. Những ai mong chờ điều bất ngờ, không thể biết được nó sẽ ra sao. Họ chỉ biết nó sắp tới và phải chuẩn bị cho nó, vì vậy họ xây dựng một khoảng thời gian dự trù.

Cuộc sống thật khó lường. Bạn không bao giờ biết khi nào bạn sẽ cần thêm thời gian. Điều này áp dụng cho những thứ nhỏ hàng ngày cũng như những việc lớn. Ví dụ như đang chuẩn bị cho cuộc họp online quan trọng thì con nhỏ bật khóc. Cuộc họp tràn lan và bạn không có thời gian để đến cuộc hẹn tiếp theo. Cuốn sách mất nhiều thời gian để viết hơn bạn dự đoán. Bộ phim mất nhiều thời gian hơn để quay. Việc kinh doanh mất nhiều thời gian hơn để xây dựng.

Những người rập khuôn theo lịch trình là những người căng thẳng. Vì thế hãy xây dựng khoảng thời gian dự dù. Để lại nửa giờ giữa các cuộc họp. Cho phép thêm một tháng trước khi ra mắt sách cho các trục trặc thiết kế bìa và chỉnh sửa thêm. Luôn luôn lường trước mọi chuyện trong tương lai nhé!

Đối phó với sự trì hoãn

Người năng suất không bao giờ trì hoãn. Đây là những điều họ làm thay vì chần chừ:

- Họ bắt đầu với một cái gì đó có thể đạt được. Đôi khi chúng ta chần chừ vì nhiệm vụ dường như quá lớn để kiểm soát. Bạn cần chia quá trình đó thành các bước nhỏ hơn. Đừng quên đặt một ước tính thời gian với mỗi nhiệm vụ.

- Họ lập một danh sách những việc không cần làm. Ví dụ như xem TV và lướt internet vào ban ngày, thường xuyên kiểm tra email, phương tiện truyền thông xã hội trong giờ làm việc.

- Họ sử dụng các công cụ giúp đỡ. Các công cụ theo dõi thời gian có thể giúp bạn tiếp tục công việc hiệu quả. Bằng cách làm việc nhanh chóng, chạy nước rút như thế này, đôi khi chúng ta có thể đạt được nhiều hơn trong mỗi khoảng làm việc.

Không trở nên đa nhiệm

Những người làm việc năng suất không ngại để giao phó, thuê người khác làm việc cùng cũng như sử dụng công cụ thay thế sức người. Việc phải đa nhiệm quá nhiều dễ khiến chúng ta mệt mỏi và không dồn toàn tâm toàn lực cho một nhiệm vụ nhất định. Ví dụ như khi viết sách, chúng ta hoàn toàn có thể sử dụng công cụ tìm lỗi chính tả thay vì dán mắt vào màn hình đọc đi đọc lại trong lo âu.

Làm việc ít để đạt được nhiều hơn

Làm việc nhiều giờ hơn không phải là cách chắc chắn để hoàn thành công việc nhiều hơn. Thực tế, liên tục làm việc quá nhiều luôn dẫn đến giảm năng suất.

Chúng ta chỉ nên làm việc 40 giờ/tuần. Henry Ford coi đó là số giờ tối ưu mà người lao động có thể vẫn đạt năng suất cao. Làm việc ngoài 40 giờ/tuần có nghĩa là năng suất của họ giảm.

Tất nhiên, Ford điều tra liên quan đến công nhân dây chuyền sản xuất. Như Grace Marshall đã chỉ ra trong cuốn sách "Làm thế nào để thực sự đạt năng suất?", có lẽ chắc chắn rằng đối với công việc đòi hỏi sự tập trung và sáng tạo cao, số giờ có thể làm việc với năng suất tối đa thậm chí còn ít hơn.

Nhiều người chỉ cần một hoặc hai giờ làm việc rất sáng tạo là đủ. Ngoài ra, nguồn cảm hứng giảm xuống và đó là thời gian nghỉ ngơi hoặc chuyển sang công việc khác tốn ít sức hơn. Điều này rất đáng để ghi nhớ khi bạn lên kế hoạch cho ngày và tuần của mình.

Theo Karen Banes