Nhiều người thường nghĩ rằng thư ký hay trợ lý chỉ đơn thuần là một người có ngoại hình tốt và nói chuyện khéo léo. Nhưng suy nghĩ đó là hoàn toàn sai lầm và lỗi thời vì một người thư ký cần nhiều hơn thế.
Người thư ký giỏi là người có thể luôn hỗ trợ một cách đắc lực cho sếp của mình trong công việc từ việc hành chính giấy tờ, đối nội, đối ngoại, đàm phán thương thảo hợp đồng, quản lý giám sát các bộ phận cho đến các công việc cá nhân khác... Vì thế công việc của thư ký, trợ lý đòi hỏi rất nhiều kỹ năng và có rất nhiều thách thức, áp lực.
Tuyển dụng trợ lý giám đốc với mức lương lên đến 25 triệu/tháng cùng yêu cầu khá cao về công việc.
Đối với các công ty, tập đoàn lớn, công việc xử lý càng nhiều thì mức lương của thư ký, trợ lý cũng rất cao. Đối với những vị trí thư ký, trợ lý cho giám đốc thì mức lương nhiều công ty dao động từ 20 đến 30 triệu/tháng.
Dưới đây là một vài tình huống mà một người thư ký cần nhanh nhạy xử lý:
Tình huống 1: Khi sếp có dấu hiệu ho và sức khỏe không tốt
Tình huống cụ thể: Sếp có dấu hiệu ho, sức khỏe không tốt khi đang làm việc.
Giải pháp: Lập tức pha trà, chuẩn bị kẹo ngậm ho cho sếp để sếp giữ sức khỏe và xử lý công việc.
Kỹ năng quan sát: Đây là một kỹ năng mà bất cứ trợ lý nào cũng phải có. Người trợ lý giỏi cần quan sát các biểu hiện của sếp và nắm bắt được tình huống để giải quyết kịp thời.
Tình huống 2: Sức khỏe sếp không tốt nhưng sếp vẫn phải đi gặp đối tác
Tình huống cụ thể: Sếp chuẩn bị có một cuộc hẹn quan trọng với đối tác nhưng lại thể hiện thái độ mệt mỏi, lo lắng và bồn chồn.
Giải pháp: Giúp sếp lấy lại tinh thần bằng một tách trà ấm. Chuẩn bị tài liệu để giúp sếp sẵn sàng tham gia cuộc họp.
Kỹ năng sắp xếp: Trong tình huống sức khỏe và tinh thần của sếp không tốt nhưng lại có việc quan trọng phải xử lý thì người thư ký cần chuẩn bị các phương án để giúp sếp lấy lại tinh thần. Bên cạnh đó thư ký cần tổ chức và sắp xếp các vấn đề thật nhanh gọn và hợp lý để sếp không phải bận tâm.
Tình huống 3: Khi sếp đi gặp đối tác mà không tập trung
Tình huống cụ thể: Trong một cuộc họp quan trọng với đối tác, sếp thể hiện sự không tập trung khiến đối tác cảm thấy không thoải mái và có thể ảnh hưởng đến việc ký kết hợp đồng.
Giải pháp: Liên tục chú ý quan sát cả sếp và đối tác, nhanh nhạy nắm bắt tình huống và có thể ra hiệu giúp sếp xử lý công việc một cách nhanh nhất.
Kỹ năng xử lý tình huống: Là một người thư ký hay trợ lý thì việc phải xử lý những biến động bất ngờ hay các tình huống phát sinh ngoài kế hoạch và chuyện rất bình thường. Người trợ lý luôn phải có tâm lý sẵn sàng đón nhận các tình huống và đưa ra các giải pháp kịp thời nhất. Bên cạnh đó, trong mọi công việc, người trợ lý phải sát sao để có thể nhanh chóng hỗ trợ công việc cho sếp.
