Đối với dân công sở mà nói, họp hành hàng ngày là chuyện dù muốn dù không, chẳng ai có thể tránh khỏi. Những cuộc họp thường đa dạng về quy mô, cấp độ cũng như nội dung và thành phần tham dự; có thể kể đến như họp giao ban để cập nhật tình hình, tiến độ và phân chia công việc; những cuộc họp, gặp gỡ đối tác, khách hàng, nhà cung ứng…
Cứ thế, quỹ thời gian của dân công sở ít nhiều bị chi phối, thậm chí có người phải dành cả ngày để tham dự hết cuộc họp này đến cuộc họp khác mà chưa kịp giải quyết thêm bất kỳ một công việc chuyên môn nào. Tuy nhiên, họp hành là câu chuyện bất khả kháng, việc cố tình vắng mặt có thể khiến chị em nhận về những cái kết chát đắng.
Phần lớn, mục đích của những cuộc họp là tạo không gian để các bên có thể tranh luận trực tiếp và đi đến những quyết định quan trọng hoặc đạt được một thoả thuận nào đó. Vì lẽ đó, những thông tin được đưa ra trong một cuộc họp là vô cùng lớn và khá lộn xộn. Cho nên, khi cuộc họp kết thúc, các bên thường chốt lại với nhau những điểm chính hoặc những thoả thuận đã đạt được sau một hồi tranh luận sôi nổi.
Và để cho mọi thứ rõ ràng, giấy trắng mực đen, tránh được sự hiểu lầm cũng như tranh cãi trong tương lai, sẽ có một cá nhân được giao nhiệm vụ viết lại biên bản, tổng kết những điểm chính đã thoả thuận được.
Ví dụ như hạng mục công việc A, B, C sẽ do những cá nhân X, Y, Z đảm trách kèm theo hạn chót để hoàn thành… Người thường được mặc định sẽ viết lại biên bản chính là nhân vật có vị trí thấp nhất tham gia cuộc họp ngày hôm đó. Và cũng chính câu chuyện mặc định này đã mang lại không ít tình huống éo le cho dân công sở.
Chuyện kể rằng, N. là một cô gái vừa ra trường đã may mắn được công ty truyền thông G. nhận vào làm vị trí trợ lý. Cái lệ công ty mặc định, trợ lý sẽ thường hỗ trợ cả nhóm những công việc lặt vặt, nói trắng ra là ai sai đâu đánh đó.
Một ngày đẹp trời, N. được cùng team của mình tham dự cuộc họp với khách hàng quan trọng để chuẩn bị cho dự án mới. Cô rất hồ hởi và tin rằng mình sẽ thể hiện tốt trong lần gặp gỡ hai bên.
Tuy nhiên, chẳng ai dặn dò N. phải lắng nghe và ghi chép một cách cẩn thận những trao đổi giữa team nhà và khách hàng. Cho nên cả cuộc họp, cô cứ cười cười, gật gật. Sau đó, không một chiếc biên bản cuộc họp được gửi lại để hai bên có thể căn cứ vào đó mà triển khai các hạng mục công việc.
Những thống nhất trong buổi trao đổi từ đó cũng không được xác nhận. Hạn chót đến, team N. thì đổ thừa cho khách hàng, khách hàng lại đùn đẩy hết trách nhiệm cho team của N. Tranh cãi nổ ra và team N. nhận về phần thiệt vì không có căn cứ để nói chuyện.
Thông qua câu chuyện của N., chúng ta có thể thấy được biên bản cuộc họp có một vai trò quan trọng đến mức độ nào. Chẳng phải ngẫu nhiên mà đó là thứ mà dân công sở phải nằm lòng không được quên.
Đặt trường hợp, những người dễ tính và muốn phối hợp cùng nhau để làm tốt công việc thì không cần nói đến; tuy nhiên, đa phần trường hợp không phải là như vậy. Một số cá nhân trong cuộc họp nói một đằng, lúc thực thi lại làm một nẻo; hoặc sau khi họp xong, nhận thấy những điều khoản đã thống nhất trong cuộc họp quá bất lợi cho bản thân mình nên tìm đường lật lọng và phủi sạch những thứ mình đã nói ra.
Trong những tình huống nhạy cảm như thế này, chỉ có giấy trắng, mực đen đã được hai bên xác nhận mới là thứ công cụ xác đáng và quyền lực nhất. Công sở vốn là một môi trường phức tạp và lắm thị phi, chị em không muốn hại người nhưng người vẫn đâu đó muốn đè bẹp mình; do đó, cẩn tắc vô áy náy; họp xong nhớ viết biên bản, chị em nhé!
