Tối ưu hóa thời gian tại văn phòng vô cùng quan trọng. Mỗi ngày chị em công sở phải đương đầu những giờ họp kéo dài, nhưng liệu chúng có thực sự hiệu quả và cần thiết?
Nhiều nghiên cứu đã được tiến hành để tìm ra cách họp tiết kiệm thời gian nhưng vẫn giữ được chất lượng tối ưu. Dưới đây là bốn trong số các giải pháp hiệu quả nhất để rút ngắn hàng ngàn giờ họp mệt mỏi trong cả năm:
1. Chuẩn bị lịch trình cụ thể cho buổi họp
Nếu bạn lên lịch một cuộc họp, bạn cần thông báo cả nội dung sơ lược của cuộc họp đó. Bởi điều này giúp xác định được mục tiêu và ước chừng thời gian mà cuộc họp sẽ cần.
Điều này không chỉ khiến chúng ta có ít cuộc họp hơn mà mọi người tham gia sẽ tập trung thay vì chỉ ngồi cho có. Việc này còn làm giảm những sự phí phạm thời gian để giải thích cho người tham gia vấn đề nào sẽ được bàn luận. Chị em sẽ có thời gian tìm hiểu và chuẩn bị cho mọi thứ với tâm thế chủ động, tự tin đóng góp.
2. Không giới hạn người tham dự cuộc họp
Điều này thể hiện sự minh bạch cùng việc bạn có đủ sẵn sàng để đón nhận những cái nhìn khác biệt, đa chiều hay không? Hãy so sánh với những cuộc họp buồn chán xưa cũ. Khi sếp đưa ra một câu hỏi, đáp lại là những câu trả lời rập khuôn và máy móc, trong khi cứ luẩn quẩn tại một vấn đề mà ai cũng rõ.
Đặc biệt việc mở rộng đối tượng tham gia khiến những người chịu trách nhiệm nghiêm túc và tập trung hơn.
3. Lên lịch trước cho những cuộc họp cố định
Không phải tất cả các cuộc họp đều máy móc và không quá cần thiết. Trên thực tế, các cuộc họp được lên lịch thường xuyên có thể giúp sắp xếp mọi thứ và giảm thiểu các cuộc họp bất chợt khác.
Bạn có thể lên lịch cho những cuộc trò chuyện cố định để mọi người thư giãn với nhau như một nét đẹp văn hóa của công ty. Ví dụ như một cuộc trò chuyện bắt đầu từ 9h30 đến 10h sáng hàng ngày để hỏi về ngày hôm qua của các đồng nghiệp và sếp sẽ đưa ra một số mục tiêu cho ngày mới. Thư giãn bên cốc cà phê và nạp năng lượng cho ngày hôm nay bằng những lời động viên sẽ rất hiệu quả!
Còn những cuộc họp cố định trong tuần có thể vào những ca ít nhiệm vụ nhất với mục tiêu: Cập nhật từ mọi bộ phận, cập nhật tin tức tốt trong ngành, giải đáp cùng CEO… Các cuộc họp cụ thể này giúp chúng ta tiết kiệm hàng giờ họp bổ sung khác do thiếu sự sắp xếp khoa học.
4. Thiết lập thời gian họp hợp lý
Một thói quen không tốt ở công sở là mọi người thường xuyên có những cuộc họp nhỏ và tùy hứng. Thậm chí những cuộc họp đó có thể rơi vào đúng giai đoạn chị em chạy deadline, trong khi những quãng thời gian chúng ta tự cho mình thư giãn bằng những cuộc nói chuyện phiếm rảnh rang thì chẳng ai gọi họp!
Bạn có bao giờ để ý có những giờ mà cả công ty chợt yên tĩnh, mọi người làm việc không quá tập trung và nhạc nền được phát để tránh ai đó ngủ gật không? Hãy tận dụng thời gian đó bằng cuộc trò chuyện cố định khi mọi người buồn chán và cần làm mới mình.
Điều quan trọng nhất là bạn sẽ tiết kiệm được thời gian dành cho các cuộc họp ngẫu hứng. Hãy ứng dụng 4 tips trên để mỗi giờ họp là một giờ vui nha các chị em!
