Họp gần như là cơ hội duy nhất để cả tập thể cùng ngồi lại với nhau để bàn bạc thảo luận về những vấn đề xoay quanh tiến độ, chất lượng của công việc chung hay lớn hơn là sự phát triển của cả phòng ban, công ty.

Ấy thế, chính vì những mục đích hệ trọng có phần “nghiêm túc” đó mà các cuộc họp ở chốn công sở từ trước đến nay luôn được đánh giá là khô khan. Vậy làm cách nào để hạn chế điều này và giúp cho cuộc họp thu hút hơn?

Câu trả lời cho câu hỏi trên phụ thuộc vào người chủ trì. Thay vì khiến các cuộc họp vốn khô khan ngày càng trở nên nhàm chán, người chủ trì có thể cải thiện nó bằng cách tránh những điều sau đây:

Đừng để chỉ mình mình nói

Một cuộc họp mà chỉ có người chủ trì nói còn tất cả người tham gia đều chỉ nghe là một cuộc họp thất bại. Cho nên, thay vì luyên thuyên với đề tài mục đích họp hãy cho người khác có cơ hội nói ra ý kiến đóng góp của riêng mình. Nếu người tham gia vẫn khư khư chọn cách im lặng, đừng ngại ngần mà đặt ngược câu hỏi để họ thảo luận chung.

Quá phụ thuộc vào slide thuyết trình

Thông thường, nhiều người bắt đầu mở cuộc họp thường dùng PowerPoint chuẩn bị trước các slide thuyết trình để trông mình chuyên nghiệp hơn. Tuy nhiên, nếu lựa chọn đó là cách thức duy nhất để mình truyền tải nội dung, mục đích cuộc họp thì sẽ rất dễ khiến người tham gia cảm thấy mệt mỏi. Mệt vì dán mắt lên màn hình từ đầu tới cuối, mệt vì cái sự im ắng đến gai người lúc chạy powerpoint.

Chuẩn bị slide thuyết trình ít với các thông tin cơ bản, ngắn gọn dễ hiểu thôi, còn lại phần diễn giải hãy dùng ngôn ngữ truyền đạt nhằm giúp cuộc họp sinh động hơn.

Điều hành kém linh hoạt

Điều hành cuộc họp về cả mặt nội dung, thời lượng, không khí là một vấn đề cực quan trọng mà người chủ trì phải quan tâm nếu không muốn họp hành diễn ra như… cái chợ.

Do có nhiều người tham gia, nên quá trình đóng góp ý kiến rất dễ khiến nội dung cuộc họp đi lệch mục đích ban đầu kéo theo sự lan man, nhàm chán; chưa kể còn mất thời gian và thậm chí các cuộc tranh luận không hòa bình còn khiến cả bầu không khí buổi họp rơi vào căng thẳng,... Lúc này đây, người chủ trì cần linh hoạt, điều chỉnh cuộc họp về đúng hướng.

Thiếu bản tổng kết

Nội dung cuộc họp thường có rất nhiều vấn đề và khía cạnh cần giải quyết, cho nên cũng chẳng có gì khó hiểu nếu người tham gia không nắm bắt bao quát được tất cả, từ đó kéo theo một cái kết vô nghĩa, nhàm chán, lần sau có họp ai cũng ủ rũ chẳng muốn tham gia. Để giải quyết điều này, bản tổng kết cuộc họp là vô cùng cần thiết.

Hãy phân công cho 1 người ghi lại hết những ý chính trong cuộc họp, nhiệm vụ nào được giao cho ai xong sau đó gửi đến từng người. Qua đó, tiến độ công việc dễ theo dõi hơn hoặc nếu có xử phạt gì về sau cũng khiến mọi người tâm phục, khẩu phục.