“Hourensou”: Nguyên tắc giúp giới công sở Nhật tránh mọi thị phi, tối đa hóa năng suất công việc

Nhật Bản được biết đến là quốc gia có những nhân viên văn phòng dành trọn tâm sức và trí lực cho công việc. Tình trạng đi sớm, về tối mịt không còn là chuyện gì quá lạ lẫm và đất nước Mặt trời mọc cũng là một trong những quốc gia có năng suất lao động cao bậc nhất toàn cầu.

Bên cạnh lao đầu vào làm việc chăm chỉ, giới văn phòng Nhật Bản còn có những phương pháp rất đặc biệt để thúc đẩy tốc độ công việc, có thể kể đến như Hourensou - quy tắc giao tiếp cơ bản giữa các thành viên trong nhóm:

Hou, viết tắt của Houkoku, có nghĩa là báo cáo: Khi gặp vấn đề, lập tức báo cáo cho sếp trực tiếp. Trình bày ngắn gọn tình huống gặp phải đồng thời đưa ra phương hướng giải quyết: đang xử lý thế nào, xử lý đến đâu…

Ren, viết tắt của Renraku, có nghĩa là liên lạc: Thường xuyên truyền đạt thông tin với sếp và các thành viên trong nhóm để họ có thể nắm tình hình, góp ý giải quyết vấn đề và xây dựng kế hoạch tốt hơn. Cần nâng cao tinh thần làm việc nhóm và tránh chủ quan.

Sou, viết tắt của Soudan, có nghĩa là bàn bạc: Sau khi đã báo cáo mà vẫn chưa được giải quyết thì mọi người sẽ họp bàn để cùng tìm ra giải pháp tốt nhất.

Báo cáo - liên lạc - trao đổi là 3 nguyên tắc làm việc nhóm rất quan trọng khi làm việc với người Nhật. Đến đây, chúng ta có thể nghĩ rằng công ty Nhật thật nhiều quy tắc nhưng thực tế, chúng ta chỉ cần nhớ và đặt 2 vấn đề sau đây lên hàng đầu khi làm việc nhóm: “Biết suy nghĩ cho người khác”, “Nếu vấn đề phát sinh, bản thân không thể một mình gánh vác hết trách nhiệm”.

Biết suy nghĩ cho người khác: Hãy đặt bản thân mình vào tình huống của những người đồng nghiệp. “Những việc bản thân sắp làm có ảnh hưởng đến mọi người hay không?”, “Tiến trình của dự án sẽ ra sao khi bản thân mình chưa kịp thông báo kết quả của cuộc đàm phán?", "Nếu có một số phòng ban khác đang chờ đợi một cuộc gọi từ chúng ta để kết thúc công việc, chúng ta không nên thờ ơ trong việc báo cáo và liên lạc".

Nếu vấn đề phát sinh, bản thân mình không thể gánh vác hết trách nhiệm: Giữ lại vấn đề để giải quyết một mình không phải là ý kiến hay (vì ý kiến chỉ mang tính cá nhân nên đôi khi sẽ mang tính chủ quan, một chiều). Mặc dù những quyết định cá nhân có mang lại lợi ích cho công ty nhưng nếu chưa thông qua ý kiến của sếp và đồng nghiệp mà tự quyết định cũng sẽ khiến mọi người cảm thấy bị thiếu tôn trọng.

Việc tự quyết định những công việc quá sức mà bản thân không thể gánh vác nổi trách nhiệm chính là hành động quay lưng, phản bội lại lòng tin tưởng của đồng nghiệp và công ty. Chính vì vậy, hãy luôn đặt suy nghĩ này lên hàng đầu khi chúng ta muốn tự ý quyết định một việc gì đó.

Người Nhật luôn được cả thế giới ngưỡng mộ và đánh giá cao là những cá nhân có ý thức trong đời sống lẫn công việc. Những quy tắc giao tiếp cơ bản của giới văn phòng Nhật cũng thế, là thứ mà dân công sở Việt có thể học hỏi.