Sử dụng email để giao tiếp trong công việc là một trong những kỹ năng cơ bản mà người làm việc ở môi trường văn phòng, công sở phải thuần thục trước khi muốn học hỏi thêm những kiến thức và kỹ năng chuyên môn nâng cao. Việc sử dụng email tưởng chừng rất đơn giản nhưng lại hàm chứa nhiều quy tắc mà không phải ai cũng được dạy và bắt buộc chị em công sở phải tuân thủ.
Trong kỷ nguyên công nghệ 4.0, khi mọi khoảng cách cũng như rào cản dần được san phẳng, người Việt chúng ta lại có nhiều cơ hội hơn để làm việc với anh chị em, bạn bè đến từ các quốc gia và nền văn hóa khác nhau trên thế giới. Thuận theo đà phát triển này, trao đổi với các đối tác thông qua email được viết bằng Tiếng Anh là việc bất khả kháng.
Viết email bằng Tiếng Việt vốn đã chẳng hề đơn giản, sử dụng Tiếng Anh để làm công việc này lại càng phức tạp hơn gấp bội. Chưa cần đề cập đến khả năng Tiếng Anh để có thể giao tiếp một cách thuần thục, chỉ riêng cấu trúc của một email chuẩn, bắt đầu bằng việc chào hỏi ra sau, cảm ơn, kết thúc thế nào cũng đã đủ để khiến nhiều chị em công sở rơi vào tình huống dở khóc, dở cười.
Không phải lúc nào việc kết email với 'Sincerely' (Trân trọng) cũng phù hợp và không phải lúc nào 'Thanks' (Cảm ơn) cũng là phương án mang lại hiệu quả tối ưu như nhiều người vẫn nghĩ. Chị em văn phòng hãy cùng điểm qua một số cách kết thúc email phù hợp với hoàn cảnh mà bắt buộc chúng ta phải sử dụng đúng để không khiến email trở nên phản cảm và gây hiểu lầm.
1. 'Sincerely' (trân trọng) chỉ nên dùng trong phạm vi công việc
Về cơ bản, nghĩa của 'Sincerely' vốn đã bày tỏ sự trân trọng nên từ này thường được sử dụng để giao tiếp trong các mối quan hệ trịnh trọng. Những email ứng tuyển công việc, lần đầu trao đổi cùng khách hàng hoặc khi liên hệ với cấp trên sẽ rất thích hợp để kết thư bằng từ này.
Đối với những mối quan hệ đã quá đỗi thân thuộc, không nên kết thư bằng 'Sincerely', 'Regards', 'Yours truly'… bởi những từ này tạo cảm giác nặng nề, nghiêm túc và chẳng mấy thân thiện đối với những người chúng ta đã quen thân.
2. Khi có ý nhờ cậy, đừng chỉ "Thanks" để tạo áp lực
Cảm ơn là một trong những cách kết thư được sử dụng rộng rãi nhất khi viết một email bởi tính chất thân thiện và thực tế của nó. Thực tế chứng minh, những email được kết bằng từ "Cảm ơn" sẽ có tỷ lệ phải hồi cao nhất. Tuy nhiên, vẫn tồn tại đâu đó một số trường hợp đặc biệt mà chúng ta không nên dùng cảm ơn để kết thư.
Đơn cử trong trường hợp chị em cần nhờ vả đồng nghiệp thì những cách kết thư theo kiểu 'Cảm ơn' hay 'Cảm ơn trước' (Thanks in advance) dễ khiến người được nhờ vả cảm thấy bị rơi vào tình thế đã rồi và họ chẳng thể từ chối lời đề nghị. Cách kết thư này cũng ít nhiều tạo cho người nhận thư cảm giác mặc định và độc đoán.
3. Đừng sử dụng 'Cheers', 'Warmly' nếu không thật sự hiểu rõ
Cũng là một trong những thuật ngữ thông dụng, 'Cheers' và 'Warmly' được sử dụng khá thường xuyên, chỉ sau 'Thanks'. Nhưng không vì lẽ đó mà những từ này có thể được sử dụng một cách đại trà và vô tội vạ.
'Cheers' thường được sử dụng cho những người bạn bè thân thiết đồng trang lứa để thể hiện sự chúc mừng. Do đó, trong những trường hợp nhạy cảm như trễ hạn, việc kết thư bằng 'Cheers' có thể khiến đồng nghiệp và cấp trên nghĩ chị em đang cố tình 'giỡn mặt'. 'Warmly' cũng tương tự như với 'Cheers'. Vì lẽ đó, tốt nhất là không nên sử dụng những từ này trong những email liên quan tới công việc.
4. Nếu không biết kết thư như thế nào, "Best" sẽ là phương án an toàn
Trong số vô vàn cách kết email, 'Best' đích thị là phương án an toàn nhất cho phần lớn trường hợp bởi tính trung lập, không quá thân thiết cũng không quá trang trọng của từ này.
Khi dùng từ kết này, chúng ta không cần quá đắn đo về mối quan hệ với người nhận. Ngoài ra, chị em còn có thể dùng 'Best' thay vì 'Thanks' cho các email mang nội dung yêu cầu. Để tăng tính trang trọng, chúng ta có thể sử dụng 'Best regards, All the best'… khi kết thúc email.
Ngoài ra, để khiến cuộc hội thoại trở nên thân thuộc, mềm dẻo cũng như tạo cảm giác dễ chịu, chị em có thể tham khảo cấu trúc cũng như những từ ngữ mà người gửi đã sử dụng trong email trước đó để áp dụng vào email phản hồi của chính mình. Bên cạnh đó, việc viết hoa, in đậm, sử dụng biểu tượng cảm xúc và những từ ngữ mang tính phóng đại cũng cần được chú trọng để không tạo cảm giác phản cảm.
