Phàm là dân công sở, bất cứ đảm nhiệm vị trí công việc nào, chị em luôn có hàng hà sa số những tài liệu cần phải lưu trữ trên máy tính để sử dụng trong suốt quá trình làm việc hoặc phục vụ những nhu cầu trong tương lai. Vì lẽ đó, phân loại cũng như lưu trữ dữ liệu là một kỹ năng vô cùng cấp thiết.

 Điều này không những giúp dân công sở đẩy mạnh tốc độ làm việc, tối ưu hóa năng lực cũng như hiệu suất (bởi những tài liệu cần thiết luôn sẵn sàng và dễ dàng được tìm thấy) mà còn giúp chị em có thể giảm thiểu tối đa những căng thẳng cũng như lỗi sai không đáng có.

Tuy nhiên, đáng buồn thay, không phải ai cũng có kỹ năng sắp xếp và phân loại logic, thượng thừa. Đa phần, dù muốn, dù không, chúng ta thường ngụp lặn trong mớ tài liệu nhiều vô số kể của những dự án đang thực hiện vì nhiều nguyên nhân. Một trong số đó có thể kể đến thói quen mang tên “tích trữ kỹ thuật số” (digital hoarding).

Thuật ngữ “tích trữ kỹ thuật số” lần đầu tiên được sử dụng vào năm 2015 trong một nghiên cứu về người đàn ông ở Hà Lan chụp ảnh kỹ thuật số mỗi ngày và dành nhiều giờ để xử lý chúng. Tuy nhiên anh ấy không bao giờ sử dụng hay xem lại những bức ảnh đã lưu, dù tin rằng những bức ảnh đó sẽ được dùng trong tương lai.

Hành vi này giống như một hình thức rối loạn tích trữ đồ đạc và được công nhận là một dạng rối loạn ám ảnh cưỡng chế. Lý do bắt nguồn cho việc này rất đa dạng: lười biếng, cảm thấy sau này sẽ cần dùng đến hoặc lo lắng nếu xóa mất thông tin nào đó. 

Nhiều dịch vụ lưu trữ dữ liệu trực tuyến như Google Drive ra đời khiến cho chúng ta yên tâm một cách lầm lạc, cho rằng có thể dễ dàng tìm lại thông tin, chỗ này hết dung lượng thì lưu chỗ khác... Tuy nhiên càng lưu trữ nhiều chúng ta lại càng cảm thấy căng thẳng hơn khi nhìn vào đống dữ liệu khổng lồ đó.

Đối với dân công sở mà nói, có rất nhiều dấu hiệu để có thể nhận ra được chị em có đang mắc phải hội chứng tích trữ kỹ thuật số hay không, một trong số đó có thể kể đến như: hộp thư đến của chị em tràn ngập những chiếc e-mail chưa được đọc; các thư mục và tệp trong máy tính luôn trong trạng thái lộn xộn, không được sắp xếp khoa học, chỉn chu; chúng ta lưu cùng một tập tin 2 lần hoặc nhiều hơn trong các thư mục khác nhau mà không hề hay biết; chúng ta lưu giữ toàn bộ những hình ảnh mình chụp mà không mảy may có ý định xóa bớt đi những tấm không đạt yêu cầu; chúng ta lưu trữ những tệp tài liệu mà thật sự bản thân chẳng bao giờ có cơ hội dùng đến…

Thật vậy, có vô vàn những lý do khiến chiếc máy tính của chúng ta trở nên lộn xộn và đầy ắp dữ liệu. Và cũng giống với cuộc sống, khi có quá nhiều, chúng ta dễ dàng bị chi phối và chẳng còn đủ thời gian để tập trung vào một thứ gì đó nhất định. Đứng trước tình huống này, thứ mà chị em công sở có thể làm đó là tái thiết và sắp xếp lại mọi thứ một cách gọn gàng và ngăn nắp hơn. Dưới đây là 5 cách mà chị em công sở có thể áp dụng:

Quá nhiều ứng dụng

Nếu có quá nhiều ứng dụng, hãy sắp xếp các biểu tượng theo tính thẩm mỹ chứ không phải mục đích sử dụng. Hãy thử sắp xếp các ứng dụng dựa trên màu sắc: ứng dụng màu xanh, ứng dụng màu xanh lá cây, ứng dụng màu da cam, v.v. Nếu cần một ứng dụng, hãy gõ tên của nó trên thanh tìm kiếm, còn nếu chúng ta đã lỡ quên tên của nó thì chỉ cần nhớ lại màu sắc là được.

Máy tính lộn xộn

Giải pháp thực sự tương tự với cuộc sống thực: hãy dọn dẹp máy tính giống như cách chúng ta dọn bàn làm việc của mình. Người dùng Macbook có thể nâng cấp lên phiên bản mới nhất của hệ điều hành, Mojave, chỉ cần nhấp chuột phải vào màn hình và chọn “Use Stacks”. Theo mặc định, nó sắp xếp tất cả các tệp trên máy tính để bàn thành các thư mục giả theo loại tệp. Nếu chị em không phải là người dùng Macbook hoặc không thể nâng cấp lên Mojave, chúng ta vẫn có thể làm điều tương tự. Chỉ cần nhấp chuột phải vào màn hình nền và chọn “Sort by kind” hoặc “Sort by type”, sau đó kéo tệp vào thư mục một cách thủ công.

Hộp thư đến quá tải

Hộp thư đến cũng rất cần được sắp xếp. Hãy chủ động phân loại thư theo tên hoặc chức năng của người gửi để có thể dễ dàng tìm kiếm khi cần. Bên cạnh đó, đừng quên định kỳ làm sạch hộp thư bằng cách xóa đi những thứ không cần thiết hoặc những thư rác. Điều này không những làm giảm tải dung lượng hộp thư đến mà còn góp phần giúp e-mail của chúng ta thêm gọn gàng.