Ở tuổi 30, Tanya Dalton đang trong giai đoạn xây dựng công ty đầu tiên của mình, làm việc từ 12 - 14 giờ/ngày và nuôi dạy hai con nhỏ. Sau khi phải vật lộn để quản lý cuộc sống bận rộn của mình theo tất cả những cách thông thường - danh sách việc cần làm dài không thể tưởng tượng được và lịch làm việc dày đặc - cô bắt đầu nhận ra có điều gì đó không ổn.

Dalton nói với CNBC Make It: "Trong suốt một thời gian dài, tôi cảm thấy kiệt sức, tôi từng tự hỏi vì sao rất mệt nhưng vẫn không hài lòng. Mỗi khi đặt lưng xuống giường, tôi lại tự hỏi bản thân "Tại sao mình không làm được nhiều việc hơn?"

Sau một lần nổi nóng với chồng chỉ vì chồng đã dành thêm năm phút trong ô tô trên đường lái xe về nhà sau giờ làm việc để nghe một chương trình radio trên đài, trong khi cô thì đang ở nhà đợi chồng về trông con để có thể làm thêm được nhiều việc hơn, Dalton nhận ra rằng không phải cô đang giận chồng mình, cô thực chất đang tức giận với sự thật rằng bản thân không thể dành cho mình khoảng thời gian một mình như vậy giữa cuộc sống bộn bề hàng ngày: "Tôi chưa từng nghĩ tới việc sẽ cho mình 5 phút nghe radio thư giãn như vậy."

Kể từ đó, Dalton quyết định thay đổi quy trình làm việc của mình. Hiện tại, sau 6 năm, Dalton chỉ làm việc đến 3 giờ chiều từ thứ Hai đến thứ Năm.

Là người sáng lập và cựu Giám đốc điều hành của inkWELL Press, công ty chuyên bán các công cụ lập kế hoạch, Dalton hiện tư vấn cho các công ty về cách tối ưu hóa năng suất. Cô luôn nghỉ vào thứ Sáu hàng tuần, nghĩa là một tuần cô chỉ làm việc 30 giờ.

Thời gian làm việc ít đi không khiến cô làm ít việc đi, nó ngược lại đã giúp Dalton xuất bản được hai cuốn sách, trong đó có cuốn "The Joy of Missing Out" năm 2020, đồng thời trở thành một nhà tư vấn và diễn giả được săn đón.

Trong quá trình đó, Dalton đã học được những thủ thuật năng suất đáng để thực hiện, những thủ thuật nào chỉ là những xu hướng nhất thời và gây xao nhãng khỏi những gì thực sự nâng cao chất lượng công việc của một người.

Dưới đây là ba chiến lược hàng đầu giúp Dalton tăng hiệu quả công việc của mình

1. Nhìn vào thời gian nghỉ thực tế

Phương pháp Pomodoro là một mẹo quản lý thời gian được nhiều người áp dụng bởi theo họ, phương pháp này giúp tăng hiệu quả công việc. Phương pháp này yêu cầu bạn thiết lập bộ đếm thời gian 25 phút tập trung hoàn toàn cho công việc, và sau đó bạn được thưởng 5 phút nghỉ giải lao. Lặp lại điều đó bốn lần tới khi bạn đạt được phần thưởng cuối cùng: 20 phút nghỉ giải lao.

Hiện nay, bất kỳ ai cũng có thể tìm thấy một loạt các ứng dụng và trang web tư vấn cải thiện năng suất được xây dựng riêng dựa trên phương pháp Pomodoro. Nhưng Dalton cho rằng đó là một sai lầm bởi hầu hết mọi người không thể cứ bật và tắt sự tập trung của mình.

"Một trong những vấn đề lớn là mỗi khi bạn bị phân tâm, bạn sẽ mất khoảng 23 phút để quay trở lại trạng thái tập trung trước đó. Vì vậy, khi bạn đạt đến trạng thái mà các ý tưởng đang tuôn trào, rồi bỗng nhiên chuông báo thức reo lên, mọi thứ sẽ tự động dừng lại", Dalton nói.

Thay vào đó, Dalton khuyên chúng ta nên chỉ định những khoảng thời gian lớn hơn cho công việc và kèm theo đó là những khoảng thời gian lớn hơn cho việc nghỉ ngơi. Chẳng hạn, cô ấy khuyên bạn nên làm việc trong 60 đến 90 phút, không quá hai giờ mỗi lần trước mỗi lần nghỉ giải lao, điều đó không chỉ cho phép tâm trí có đủ thời gian để đi vào "trạng thái tập trung" – trạng thái có thể tạo ra chất lượng công việc, mà còn cung cấp khả năng phục hồi thích hợp.

Để chắc chắn, Dalton lưu ý rằng không có "công thức thần kỳ" hay cách tiếp cận nào phù hợp với tất cả mọi người trong việc tối đa hóa năng suất. Cô ấy nói rằng mọi người nên chú ý đến các tín hiệu cá nhân của riêng mình khi mất tập trung.

Dalton nói: "Nghỉ ngơi thực sự là một yêu cầu bắt buộc nếu bạn muốn hoàn thành công việc trôi chảy hơn."

Đo lường năng suất của bạn bằng các nhiệm vụ chứ không phải thời gian

Một trong số những quan niệm sai lầm cơ bản của xã hội về năng suất đó là làm việc 40h mỗi tuần.

"Không có điều gì kỳ diệu về con số 40. Thật vớ vẩn!" cô nói. "Hãy ngừng tập trung vào thời gian mà đồng nghiệp của bạn ngồi trên chiếc ghế của mình, thay vào đó hãy tập trung vào chất lượng công việc của họ và xác định xem thế nào là thành công."

Khi điều chỉnh cách tiếp cận với công việc của mình, Dalton nhanh chóng nhận ra rằng cô không cần một tuần đúng 40 giờ để hoàn thành những nhiệm vụ quan trọng nhất của mình. Cô ấy nói rằng danh sách việc cần làm và việc không ngừng lên lịch trình có thể khiến cô ấy cảm thấy làm việc hiệu quả, nhưng thực ra, chúng đang cản trở hiệu suất thực tế của cô ấy.

Đó là bởi vì, "Bộ não của chúng ta sẽ chọn những nhiệm vụ dễ dàng nhất để hoàn thành."

Kết quả là: Nhiệm vụ càng khó và càng quan trọng thì càng bị trì hoãn trong nhiều ngày liên tục.

Dalton khuyên bạn nên "quăng danh sách việc cần làm của mình đi" và thay thế nó bằng cái mà cô ấy gọi là "danh sách ưu tiên", chỉ có 5 đến 7 nhiệm vụ, được sắp xếp theo mức độ quan trọng. Bạn có thể sẽ hoàn thành được ít nhiệm vụ hơn với danh sách ưu tiên, nhưng đó chắc chắn là những việc thực sự quan trọng, bạn thậm chí có thể hoàn thành công việc đó trong ít giờ hơn vì đã bỏ qua các nhiệm vụ dễ hơn, ít quan trọng hơn.

Dalton nói: "Hãy chuyển từ tập trung vào thời gian sang tập trung vào nhiệm vụ."

"Kiểm tra" lại bản thân thường xuyên

Giữa nhịp độ hỗn loạn của tuần làm việc 70 giờ trước đây của mình, Dalton chưa bao giờ thực sự dành thời gian để nhận ra rằng bản thân đang trên đà bị kiệt sức - một hiện tượng ngày càng phổ biến tại nơi làm việc. Đó là lý do tại sao việc thường xuyên kiểm tra sức khỏe bản thân đã trở thành một trong những thói quen quan trọng nhất trong quy trình làm việc hiệu quả của cô ấy ở hiện tại.

Dalton đặt cuộc hẹn với chính mình mỗi quý một lần, xem đó như một khoảng thời gian để suy ngẫm về bản thân. Trong mỗi cuộc hẹn, cô sẽ đánh giá xem mình đang ở đâu giữa cuộc sống và liệu cô ấy có thích điều đó không. Cô ấy nghĩ về nhịp độ lịch trình của mình, sự hài hòa giữa cuộc sống gia đình và công việc cũng như những gì cô ấy muốn thay đổi trong quý tiếp theo.

Mỗi một lần "kiểm tra" là một lần cho cô ấy biết bản thân đã và đang trở nên mất cân bằng ra sao, quá nghiêng về công việc và xa gia đình thế nào. Việc cảm giác như mình không dành đủ sự quan tâm cho con cái đã thúc đẩy cô đặt ra ranh giới thời gian rõ ràng giữa công việc và cuộc sống gia đình, đồng thời xây dựng lối sống tuần làm việc 30 giờ của mình.

"Thói quen này rất hiệu quả vì nó giúp bạn 'sống' nhiều hơn. Nó khiến tôi cảm thấy mình là người điều khiển xe buýt hơn là chỉ là hành khách," Dalton nói.